На початку березня Президент Володимир Зеленський підписав закон про перехід на електронні трудові книжки. Дані про страховий стаж українців після 2004 року у електронних реєстрах вже є, тепер потрібно оцифрувати старіші записи. Як саме це відбуватиметься і що зміниться для українців, дізнавались експерти Центру громадського моніторингу та контролю.
Як оцифрувати трудовий досвід?
Від паперових книжок планують відмовитися не відразу. Закон передбачає п’ятирічний перехідний період. Упродовж цього часу можна використовувати і паперову, і електронну трудову. Як і раніше, облік даних вестиме Пенсійний фонд, який відповідає за накопичення, зберігання та обробку інформації про страховий стаж працівників для отримання пенсій. На сайті фонду на кожну застраховану особу буде заведена персональна електронна картка, яка міститиме загальний страховий стаж, зокрема, набутий до 2004 року. Ці відомості будуть вноситися до реєстру на підставі трудової книжки або окремих документів, які підтверджують стаж роботи.
Перенести інформацію з паперової трудової книжки до цифрової можна буде як самостійно, так і з допомогою роботодавця. Це можна зробити через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду, додавши скановані копії трудової книжки. Згідно з вимогам, скан-копії мають бути кольоровими, чіткими та відображати всі реквізити документа. Заповнені сторінки мають бути у хронологічному порядку, формат зображення .jpg або .pdf, розмір кожного файлу не більше одного мегабайта. Щоб скористатись сервісом, обов’язково треба мати електронний підпис або печатку, а для роботодавця також згоду працівника на обробку персональних даних.
«Наприклад, роботодавець буде за всіх своїх працівників робити скан-копії, завіряти їх власним електронним підписом і подавати їх до нас. Оцифрування внесеної інформації в реєстр буде здійснюватися в Пенсійному Фонді України», – пояснює заступник голови Пенсійного фонду з питань цифрового розвитку Олександр Малецький.
Після перенесення відомостей до електронного реєстру роботодавець буде зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівнику. Водночас, згідно з законом, на вимогу працівника роботодавець буде зобов’язаний продовжувати паралельно із електронним обліком вести трудову в паперовій формі.
Урядовці запевняють, що в повсякденному житті українців нічого не зміниться. Основне місце роботи буде визначатися за відомостями в реєстрі застрахованих осіб. У день звільнення роботодавець видаватиме працівнику лише копію наказу про звільнення та проводитиме остаточний розрахунок у встановлені строки.
За законом стане можливим автоматичне призначення пенсії за віком через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг. Водночас в українців зберігається право відстрочення виходу на пенсію.
Які плюси і мінуси переходу?
Автори закону кажуть, що перехід на електронний облік має чимало переваг: від зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу до неможливості загубити або зіпсувати книжку. За даними аналітичного центру EasyBusiness, скасування паперових трудових може заощадити для бізнесу близько 500 мільйонів гривень щороку. Також електронний облік спросить доступ до інформації про освіту та кваліфікацію працівників. Роботодавці зможуть ефективніше планувати підготовку та перепідготовку фахівців.
Критиків закону цікавлять ризики, які несе електронна системи. Чи будуть персональні дані українців надійно захищені, чи не будуть спотворені записи про досвід, чи можливий збій та втрата інформації?
Експерт соціальних програм Центру Разумкова Ольга Пищуліна вважає, що підстав хвилюватися немає: «У молоді зараз немає паперового паспорту, у людей немає паперової книжки з рухом коштів на своєму рахунку в банку, які були колись, тепер не буде й паперової трудової книжки. Це не страшно, адже дані зберігаються в захищених реєстрах, і їх хоч щодня людина може перевіряти й контролювати».
Навіть якщо і йдеться про певні ризики, то їх не більше, ніж у паперових книжок. Відновити трудовий досвід не завжди вдається навіть з паперовою трудовою, якщо підприємство закрилось чи збанкрутіло.
Чи не найважливішою перевагою електронних трудових книжок експерти називають усунення людського фактору і більший контроль.
«Це додатковий контроль з боку людини, яка будь-коли може зайти в реєстр загальнообов’язкового соціального страхування та подивитися, чи сплачує за нього роботодавець соціальні внески, які саме, подивитися свій страховий стаж. Адже часто бувало, що у паперову книжку кадровик записує людині, що вона працює, а внески роботодавець не сплачує і людина залишаться без пенсії», – наголошує експерт Реанімаційного пакету реформ Ілля Несходовський.
Закон набуде чинності через три місяці з дня опублікування, а саме 10 червня. В українців буде ще чимало часу, щоб розібратися зі всіма нюансами переходу на цифру. Загалом же експерти погоджуються, що переживати через відмову від паперової книжки не слід, адже це послідовна вимога часу.